サミット大会を成功させる上で重要な役割を果たすのは、多くのボランティアスタッフです。開催地の有志によって結成される大会実行委員会は、特に開催地ボランティアスタッフの募集と運営を担当し、CIEと連携しながら大会を成功に導いています。
サミット大会のメイン・イベントは、“地域分科会”と呼ばれるプログラムです。参加者は希望する地域を決定し、各地域の伝統や文化に触れ合いながら約3日間のホームスティを体験します。この分科会を行うために各地域で“キーパーソン”を選定し、ホストファミリーの掘り起こしや行事の取りまとめ等を行っています。
さらに “オプショナル・プログラム”では、参加者はその年にサミット大会が開催されている地域だけでなく、他の地域の生活も体験したり、過去に参加した地域を訪れて旧交を深めることもできます。このプログラムでも、過去に大会を開催したあらゆる地域のボランティアスタッフが活躍しています。
実行委員会と各地域のキーパーソンを支えているのは、多くの一般のボランティアスタッフです。毎年、彼らの暖かさ・熱意・努力によって、実りある意義深いサミット大会が実現しているのです。

日米草の根交流サミット大会は、過去22年間、日本とアメリカで交互に開催されてきました。毎年約100〜200名の人々が海を越え、このサミット大会に参加しています。ホストファミリーやボランティアも含めると、現在までに38,000名以上の人々がこの草の根交流に参加しています。